Для ефективної роботи необхідно вміти делегувати завдання. Це означає, що потрібно довіряти частину завдань комусь іншому. Про те, як це робити, ми сьогодні і поговоримо.
Що таке делегування завдань?
Що означає делегувати завдання?
Це означає довірити частину робочих завдань та повноважень колезі, який нижчий за посадою. Тобто передати частину роботи та обов’язків комусь іншому з команди.
З цим стикаються люди, які мають підлеглих. Навичка делегування особливо необхідна фахівцям рівня middle та senior.
Делегування — це не просто розподіл робочих завдань згідно посадових інструкцій. Це передача завдань, які має виконати керівник, підлеглий. Наприклад, глава має зустрітися з партнерами та представити компанію. Для цього йому потрібно підготувати промову та презентацію. У такому разі він може делегувати створення презентації колезі, тим часом особисто продумати свою промову.
Яке головне правило делегування?
Головне правило у тому, щоб делегувати не тільки обов’язки, а й повноваження, необхідні для виконання поставлених завдань.
Навіщо делегувати завдання?
Делегування — інструмент розвитку команд, зміцнення відносин, передачі відповідальності тим, хто ближчий до роботи. Це має вирішальне значення в успіху управління, а самому керівнику допомагає уникнути вигоряння та зосередитись на пріоритетних завданнях.
Чому важливо делегувати завдання?
Делегування — це ознака не слабкості, а ознака розуму. Це дозволить бути менш напруженим і продуктивнішим, дасть можливість більш ефективно використовувати робочий час і досягти більш високих результатів.
Ділитись завданнями важливо не тільки для керівника, але й для інших співробітників. Це допомагає їм отримувати нові навички, розширювати профіль своїх робіт, ставати більш впевненими у собі та вчитися нести відповідальність за загальний результат.
Якщо керівнику вдається успішно делегувати завдання, то компанія буде ефективною навіть у екстрених ситуаціях, наприклад, якщо хтось пішов у відпустку, на лікарняний чи звільнився. Команда, яка вміє працювати спільно, справляється із будь-якими викликами спільними зусиллями.
Коли потрібно делегувати і чому не завжди це вдається
Якщо чергове завдання не поміщається у графік керівника, настав час зайнятися делегуванням. Це приведе до успіху, якщо хтось із співробітників може виконати завдання хоча б на 70% бажаного результату. Тобто не потрібно чекати на ідеального кандидата, шукати того, хто бездоганно впорається з проханням. У такому разі всі завдання доведеться виконувати самому. Не чекайте досконалості, спробуйте та працюйте з командою.
Чому нам складно делегувати завдання?
Це велика проблема для перфекціоністів. Вони впевнені, що ніхто не може виконати завдання, як вони самі. Є ще кілька проблем:
- Час. Багато хто вважає, що витратить більше часу на пояснення завдання, ніж на виконання.
- Страх невдачі. Перфекціоніст переслідує страх, що інші все зіпсують, зроблять не так, як треба і доведеться переробляти.
- Гордість. Самолюбство не може дозволити делегувати завдання комусь іншому. Спрацьовує «Люди подумають, що я не впораюся зі своїми обов’язками».
У серіалі “Як уникнути покарання за вбивство” (2014-2020) адвокат Анналіза Кітінг (Віола Девіс) довіряє молодим помічникам важливі завдання. Хоча вона сумнівається в них, і студенти не завжди добре справляються із завданнями, але все ж таки спільними зусиллями вони виграють складні та безнадійні справи в суді.
Як навчитися делегувати завдання
Як правильно делегувати?
Психологи радять використати такі чотири правила:
- Поставте зрозумілу мету. Скажіть конкретно, що має зробити співробітник. Не «поговорити з підрядником», а «призначити дату виконання робіт підрядником та ціну проекту». Не «оновити меблі в офісі», а «замовити два нові комп’ютерні крісла». Конкретний запит надає конкретний результат.
- Визначте зони відповідальності. Якщо на виконання завдання призначають кількох співробітників, важливо розділити їх завдання та відповідальність, тому що на запит «Ви троє займаєтеся організацією івента» жодного івента не отримаєте. Кожен має отримати конкретне завдання.
- Встановіть чіткі терміни. Не «якнайшвидше», не «на вчора», не «кілька днів». Завдання має бути виконане «до 10:00 у понеділок», «не пізніше 18:00 у п’ятницю». Суворий дедлайн допомагає сконцентруватися та уникнути криків «Де звіт, який я просив? Щоб за 10 хвилин був у мене на столі!».
- Переконайтеся, що всі правильно розуміють поставлене завдання. Труднощі спілкування та розуміння іноді стають серйозною проблемою. Важливо бути готовим до питань та обов’язково сказати співробітникам, щоб не соромилися питати. Ніхто не вміє читати наші думки, тому важливо налагодити комунікацію та докласти зусиль, щоб правильно зрозуміти іншу людину.
Делегувати завдання може бути нелегко, але цьому можна навчитися. Головне не боятися, що хтось порушить плани та правильно ставити завдання.
Делегування – це мистецтво ділитися завданнями, відповідальністю та повноваженнями з колегами. Такий розподіл корисний як для керівника, так і для підлеглих, а також для компанії загалом. Ставте завдання чітко, не бійтеся, що завдання не будуть виконані, та довіряйте людям, з якими працюєте.
