Контроль над часом допомагає стати ефективнішим. Щоб не витрачати на роботу все життя, потрібно навчитися керувати своїм часом. Фахівці з тайм-менеджменту знають, як це зробити.
15 технік, які допоможуть керувати своїм часом
Записуйте завдання на день
Що таке тайм-менеджмент? Як пояснює автор книги «Результативний тайм-менеджмент» Браян Трейсі, це мистецтво управління часом та життям, яке дозволяє підвищити ефективність дій.
Записуючи завдання на день, ви створюєте собі план дій і можете не витрачати час на планування протягом дня. Ви точно знаєте, що потрібно виконати сьогодні, і прагнете охопити весь перелік. Звичка щодня складати список справ допомагає організувати думки, забезпечує структуру дня та гарантує, що ніщо важливе не буде забуте.
Ставте завдання пріоритетності
Розмістіть пункти у списках за важливістю та терміновістю, щоб знати, за які з них ви повинні взятися в першу чергу. Вгорі списку мають бути найважливіші завдання. За їх виконання приймайтеся насамперед, отже вони точно будуть виконані. Якщо ви чогось і не встигнете, це буде найменш важлива справа та мінімальні збитки.
Групуйте схожі завдання
Якщо у вас є кілька завдань, і деякі з них подібні (телефонні дзвінки, написання повідомлень у блозі, зустрічі з колегами), набагато ефективніше згрупувати їх та присвятити певний час виключно їм. Угруповання завдань підвищує продуктивність. Причина цього проста – різні завдання вимагають різного мислення.
Відмовтеся від багатозадачності
Неефективно працювати над кількома завданнями одночасно. Пам’ятайте це і уникайте поєднання різних справ одночасно. Приймайтеся за нову дію лише після того, як закінчили із попередньою. Якщо вам здається, що багатозадачність підвищить швидкість роботи, то ви помиляєтесь. Багатозадачність протилежна ефективності.
Навчіться делегувати
Делегування — одна з найскладніших справ, але якщо знаєте, як це робити, можна творити дива. Якщо ви менеджер проекту або працюєте на керівній посаді, вам слід передати членам команди частину роботи, щоб зосередитись на більш пріоритетних речах.
Навіть якщо ви не менеджер, можете делегувати певні робочі завдання іншим. Ви можете приймати допомогу від колег та друзів та просити їх про послугу. Майте на увазі, великі компанії процвітають завдяки командній роботі.
Визначте помилки
Проаналізуйте свій день та визначте, коли використали час неефективно. Зверніть увагу на ті завдання, вирішення яких забирає час, але нічого не вносить у загальну картину, не наближає до мети. Спробуйте змінити події місцями, перенести з одного дня на інший. Все, що не сприяє продуктивності, не на своєму місці.
Не відволікайтесь
Найчастіше дуже багато часу йде на «почитати новини», «випити каву», «заглянути в ‘Фейсбук’». Ці чинники відбирають час, відволікають від плану та знижують продуктивність. Виділіть проміжок часу на розваги та робіть це у перерву. Заблокуйте соціальні мережі на час роботи, вимкніть звук у телефоні, якщо не чекаєте дзвінка, не вмикайте музику, якщо вона заважає працювати.
Дотримуйтесь порядку дня
Значення має не тільки список робочих завдань, але й весь порядок дня. Якщо встаєте, лягаєте, їсте в один і той же час, ваш організм працює як годинник. Тоді ви знаєте свої годинни активності та зосередженості, а також годинни, коли не варто братись за серйозні завдання. Використовуйте свою енергію правильно, тоді зможете охопити більше завдань. Якщо вранці вдасться виконати пару завдань, то й день буде успішним.
Мінімізуйте стрес
Стрес негативно впливає на весь організм, а насамперед на мозок. Стрес вбиває клітини мозку та змінює його структуру, посилює психічні захворювання та погіршує пам’ять. Все це веде до того, що ви не можете ефективно працювати. Тому важливо мінімізувати стрес і захистити мозок від впливу нервових потрясінь.
Ставте дедлайни
Дедлайн ставлять не тільки роботодавці, а й кожен сам для себе. Дайте собі час на виконання завдання і суворо стежте за тим, щоб укластися в цей термін. Не халтурте і не обманюйте себе, інакше просто програєте. Ви відповідальні за свій успіх, а не обставини чи колектив. Дедлайн – ефективний спосіб виконувати роботу вчасно.
Використовуйте правило 20 хвилин
Поділ часу на 20-хвилинні блоки – одна з найважливіших навичок керування часом. Приготуйтеся до виконання важливого завдання та поставте будильник на 20 хвилин. Зосередьтеся на завданні та намагайтеся робити все можливе, доки не пролунає будильник. Тепер вирішіть, чи збираєтеся відкласти завдання чи завершити його. Повторюйте, доки не виконайте завдання.
Не беріть нових завдань
Якщо план забитий, не беріть нових завдань і не намагайтеся знайти для них місце. Виконайте хоча б частину запланованого, а коли в щоденнику звільниться місце, впишіть туди нове завдання. Невиконані завдання тиснуть, відволікають і пригнічують, а головне знижують продуктивність. Якщо берете непосильну кількість завдань, то напевно переживатимете з цього приводу, а стрес — ваш ворог.
Не беріть роботу додому
Виділіть годинни для роботи та відпочинку і ніколи їх не змішуйте. Якщо ви не встигли виконати заплановане на робочий день, впишіть це завдання в план на інший день. Не беріть роботу додому та не намагайтеся зробити її ввечері перед сном. Це зіпсує і відпочинок, і результат роботи. Не займайтеся роботою на шкоду собі, своїм близьким. Точні межі завжди на вашому боці.
Робіть перерви
Це може здатися дивним, але перерви необхідні для кращого управління часом. Регулярні перерви підвищують продуктивність, розумове благополуччя, прийняття рішень та пам’ять. Пропуск перерв може призвести до швидкого вигоряння та більшого стресу. Тому паузи мають бути частиною вашого плану.
Наприклад, влаштовувати через кожні 20 робочих хвилин п’ятихвилинні перерви. Це допоможе максимізувати продуктивність, залишаючи час для відпочинку та поповнення сил.
Навчіться відмовляти
Навіщо потрібний тайм-менеджмент? Тайм-менеджмент необхідний, щоб досягати своїх цілей, встигати більше за менший час, бути продуктивним. Ви ніколи не навчитеся керувати часом на роботі, якщо не навчитеся говорити ні. Тільки ви знаєте, на що у вас є час, тому якщо потрібно відхилити прохання, щоб зосередитись на важливіших справах, зробіть це без вагань. Якщо ви беретеся за проект, що нікуди не веде, не бійтеся його відпустити.
Якщо хочете навчитися ефективно розпоряджатися своїм часом і встигати більше, використовуйте техніки тайм-менеджменту. Складайте план на день, діліть завдання по групам та пріоритетності, розділяйте час для роботи та відпочинку. Ставте собі дедлайни, дотримуйтесь розпорядку дня та уникайте стресу.
