Оптимізувати робочий день і не страждати від рутинних питань – головний принцип тайм-менеджменту. Як же усе встигати?
Як розподілити час, щоб усе встигати?
- Починайте день із приємних справ,
- прокидайтеся раніше,
- плануйте справи на кілька днів наперед,
- розставляйте пріоритети,
- встановіть дедлайн,
- спростіть важливість завдання,
- приберіть відволікальні чинники,
- заохочуйте себе,
- розкладіть усе по поличках,
- використовуйте час раціонально, виділіть час на відпочинок,
- позбудьтеся стресу,
- працюйте в продуктивний час.
Починайте ранок із приємних стимулів
Встановіть для себе зручний час для ранкового підйому. Це не означає, що вставати треба ні світ ні зоря. Враховуйте, коли починається робочий день, щоб мати в запасі 1-2 години вільного часу. За цей час встигнете прокинутися, поснідати та виконати дрібні побутові завдання. Це створить гарний настрій і стане позитивним поштовхом для продуктивного дня.
Починайте ранок, поєднуючи приємне з корисним. Помедитуйте, зробіть кілька асанів йоги, капнувши заздалегідь у дифузор кілька крапель апельсинової або розмаринової олії, поснідайте, зробіть записи в щоденнику або послухайте музику.
Плануйте справи заздалегідь
Ідеальним варіантом стане планування справ на кожен день. Не бійтеся витратити 10-15 хвилин, щоб скласти список справ. Включайте в нього тільки те, що дійсно встигнете зробити за день. Психологи радять перевіряти свій календар перед сном і після пробудження. Завжди тримайте календар під рукою і полюбите процес планування.
Як усе встигати по дому? Складаючи список справ на день, плануйте не більше 9 пунктів. Справи вибудовуйте в міру їхньої важливості. Скористайтеся матрицею американського президента Ейзенхауера. Намалюйте квадрат із чотирьох секторів, на осі X якого позначені “Терміново” і “Не терміново”, а по осі Y – “Важливо” і “Не важливо”. Потім згрупуйте справи зі списку за квадратами. Відмовтеся від другорядних справ, якщо в списку стоїть завдання, що вимагає багато сил і часу. Поставте його на перше місце і зосередьтеся на виконанні.
Встановіть дедлайн
Як усе встигати жінці? Використовуйте правило двох хвилин. Правило передбачає вирішення дрібних завдань за 2 хвилини без відкладання на потім. Відповідайте на телефонний дзвінок або лист, вносьте дрібні правки в проєкт, наводьте порядок на робочому столі, робіть правки за 2 хвилини. Якщо справа займає більше часу, підходьте до її виконання реалістично, враховуючи форс-мажор і відпочинок.
У кожної людини одне й те саме завдання займає різну кількість часу. Усе залежить від вправності, навичок і складності процесу. Наприклад, у домашніх справах у мами все горить у руках, а донька прибирає в будинку півдня.
Їжте “слона” по шматочках
Розбивайте великі завдання на блоки. У щоденному списку справ можуть з’явитися завдання, що потребують часу і певних зусиль для виконання. Одразу розділіть їх на дрібні кроки, і складна справа стане цілком вирішуваною.
Робочий або домашній проєкт потребує відповідей на 5 запитань: навіщо, що, хто, коли і як. Важливо зрозуміти мету проєкту, його складові, для кого його роблять, з ким розділити роботу, коли його мають виконати і яку користь принесе. Чітко сформульоване завдання – це вже половина успіху. Визначте, хто і яку роль у реалізації проєкту відіграє. Зв’яжіться з учасниками і розподіліть завдання. Проконтролюйте виконання і результат.
Приберіть фактори, що відволікають
Відстежуйте, на що витрачаєте свій час, щоб визначити фактори, які заважають досягти поставлених цілей.
Позбавтеся від усіх відволікаючих чинників. Закрийте всі вкладки на комп’ютері, крім тих, які потрібні. Увімкніть на телефоні режим “Не турбувати”. Це нормально не відповідати одразу, коли вам хтось пише чи телефонує. Можна виділити спеціальний час на управління своїми повідомленнями, наприклад, займатися листуванням у соцмережах 30 хвилин вранці та 15 хвилин після вечері.
Заохочуйте себе
Створіть собі гарний настрій і задовольніть своє Его, якщо вас не оцінили оточуючі. Якщо рутинні справи затягують, поміняйте їх місцями в графіку. Зробіть те, що точно вийде і підніме настрій. Потім поверніться до нудних і неприємних занять. Впевненість у своїх силах допоможе подолати нерозв’язні проблеми.
За кожну виконану роботу протягом дня заохочуйте себе чашкою кави, купіть собі морозиво або прогуляйтеся парком. Знайдіть час обміркувати наступні завдання і подякувати самому собі за вже вирішені питання. Правильна самооцінка дає мотивацію для подальшої продуктивної діяльності.
Використовуйте час раціонально
Багатозадачність шкідлива, тому що наш мозок дуже не любить відволікатися. Навіть один погляд на сповіщення в телефоні порушує робочий процес, збиває, і на відновлення йде не менше 15 хвилин.
Бажання все встигнути призводить до спроби поєднати одне завдання з іншим. Наприклад, слухати лекцію і одночасно робити фінансовий звіт. У підсумку лекція стане просто фоном, а звіт затягнеться на кілька годин. Це нераціональна витрата часових ресурсів.
Навчіться говорити “ні” і сконцентруйтеся на виконанні конкретного завдання, що вимагає уваги, сил і часу. Щоб не заробити собі негативний імідж у колег і рідних, пообіцяйте свою допомогу через деякий час. Можете просто відвести у своєму робочому графіку 1 годину на вирішення несподіваних проблем.
Виділіть час на відпочинок
Щодня виділяйте час для приємних занять і відпочинку. Це допоможе позбутися відчуття обмежень, у які вас заганяє щоденний графік. Знайдіть такий час, коли від вас взагалі нічого не потрібно. Використовуйте його для прогулянки на свіжому повітрі, спілкування з друзями, походу в кіно або перегляду цікавої телепередачі.
Будьте уважні до себе і тих, кого любите. Зберігайте баланс між роботою та особистим життям. Не витрачайте час відпочинку на непотрібні та шкідливі заняття. Краще включіть у свій розпорядок фізичні вправи, прогулянки, спілкування з приємними людьми. Це допоможе зняти втому та напруження.
Позбавтеся стресу
Щоденні справи не стануть рутинними і не забиратимуть останні сили, якщо робити їх із задоволенням і азартом. Для цього потрібно відмовитися від усіх подразників і навчитися захищати себе від зовнішніх чинників.
За правильного погляду на поточні проблеми стресові ситуації взагалі зникнуть із вашого життя. Поміняйте квартиру, якщо добиратися на роботу занадто складно. Поспілкуйтеся з роботодавцем і перейдіть на віддалену роботу. Якість виконаних задань і задоволення від роботи від цього тільки покращиться.
Слід знайти в собі сили і вжити заходів, щоб виправити ситуацію і одночасно зняти з себе тягар стресу. Секрет у тому, щоб розв’язувати проблеми поступово: спочатку внесіть видимі зміни, які додадуть вам імпульсу, потім змініть свою точку зору, створіть систему, що спростить задачу, та отримайте допомогу від оточуючих.
Працюйте в продуктивний для вас час
Люди поділяються на “сов” і “жайворонків”, тому рано вранці продуктивно працювати можуть далеко не всі. Визначте, в який час доби ваш мозок працює найактивніше. Зробіть одну й ту саму роботу в ранкові години з 8.00 до 11.00, які вважаються найпродуктивнішими. Потім перенесіть завдання на другу половину дня і порівняйте результати. Обговоріть свою продуктивність із керівництвом. Складіть свій графік роботи так, щоб бути максимально ефективним.
Плануйте свій час грамотно, тоді будете все встигати і залишиться час для себе і своєї сім’ї. Складайте планування на кожен день, тиждень, місяць і навіть рік. Тоді тайм-менеджмент буде успішним, а виконання завдань якісним.
